KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, od dłuższego czasu jest tematem, który potrafi wywołać niepokój nawet w dobrze zorganizowanych działach księgowości. Terminy się przesuwały, przepisy się zmieniały, a firmy musiały jakoś funkcjonować w tej niepewności. Podczas zeszłorocznej edycji EOIF GigaCon Summit, dwudniowej konferencji GigaCon poświęconej cyfryzacji dokumentów i procesów, temat KSeF przewijał się praktycznie przez cały program — i to z bardzo różnych perspektyw.
Jakub Rzepa z WEBCON mówił o tym, jak wykorzystać obowiązek wdrożenia KSeF do czegoś więcej niż samo spełnienie wymogu — czyli do realnego usprawnienia procesów finansowych w firmie. To podejście, które sprawdza się częściej, niż mogłoby się wydawać: skoro i tak trzeba dotknąć całego procesu obiegu faktur, to jest to dobra okazja, żeby przy okazji uporządkować rzeczy, które od lat działały tylko „jakoś”.
Prawnicy widzą to inaczej niż informatycy
Martyna Pałka ze Staniek & Partners przedstawiła perspektywę, która rzadko trafia na konferencje techniczne — z czym podatnicy będą mieli największy problem przy KSeF od strony prawnej. Zbieżność terminów, interpretacje przepisów, kwestie związane z korektami faktur w nowym systemie — to obszary, w których sam system informatyczny nic nie pomoże, jeśli firma nie ustali wcześniej procedur po stronie księgowej i prawnej.
Z kolei Tomasz Dereszewski i Karol Sitek z Andersen mówili o KSeF jako o punkcie, w którym spotykają się trzy różne światy: fiskus, dział IT i biznes — i każdy z nich ma inne priorytety. Dla fiskusa liczy się zgodność i terminowość. Dla IT — stabilność integracji z istniejącymi systemami ERP. Dla biznesu — żeby to wszystko nie spowolniło wystawiania faktur klientom.
Co zrobić najpierw
Z rozmów podczas konferencji wynika dość spójny obraz kolejności działań: najpierw trzeba sprawdzić, jak faktury są dziś generowane i czy proces da się w ogóle zautomatyzować bez większej przebudowy systemu ERP. Dopiero potem ma sens wybór konkretnego narzędzia integracyjnego. Firmy, które robią to w odwrotnej kolejności — najpierw kupują narzędzie, potem próbują dopasować do niego proces — najczęściej kończą z rozwiązaniem, które technicznie działa, ale nikt go nie lubi używać.
Jeśli temat cyfryzacji dokumentów i obowiązków regulacyjnych typu KSeF, DORA czy NIS2 dotyczy Waszej firmy, warto zarezerwować sobie czas na kolejne konferencje GigaCon, weź bezpłatny udział i porozmawiaj bezpośrednio z ludźmi, którzy wdrażają te systemy u swoich klientów na co dzień.