Czy pracodawca może żądać od pracownika lub kandydata zaświadczenia o niekaralności?

Dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa posiadają szczególny status prawny na gruncie art. 10 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Pojęcie danych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa obejmuje dane umieszczone w Krajowym Rejestrze Karnym. Przetwarzanie tego rodzaju danych w kontekście zatrudnienia znajdzie zastosowanie w szczególności w związku z przetwarzaniem danych o karalności pracowników zawartych w zaświadczeniu o niekaralności.


Dopuszczalność pozyskiwania przez pracodawcę zaświadczeń o niekaralności pracownika

Prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w Krajowym Rejestrze Karnym, przysługuje pracodawcom w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Ustawowy wymóg niekaralności jest wymagany między innymi od osób wykonujących czynności agencyjne, agentów celnych czy też osób, które w ramach wykonywania obowiązków służbowych mają dostęp do materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego. Przetwarzanie danych o karalności jest wówczas niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy, a to zatrudnienia na danym stanowisku osoby niekaranej.

Pracodawcy żądają od pracowników przedłożenia zaświadczeń o niekaralności także wtedy, gdy wymóg niekaralności nie wynika z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, ale wykonywanie pracy na danym stanowisku wiąże się z dużym stopniem odpowiedzialności (np. pracownicy którym powierzane są dobra materialne o dużej wartości).

Dopuszczalność żądania od pracownika zaświadczenia o niekaralności, gdy wymóg niekaralności nie wynika z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, jest kwestionowana z uwagi na brak podstaw prawnych do przetwarzania danych o karalności pracownika, jeżeli na pracodawcy nie ciąży obowiązek zatrudnienia na danym stanowisku osoby niekaranej.

Przetwarzanie danych o karalności na gruncie projektowanych przepisów Kodeksu pracy

Z uwagi na konieczność dostosowania krajowego porządku prawnego do wymogów RODO, zmianie ulegną przepisy szeregu aktów prawnych zawierających regulacje w przedmiocie ochrony danych osobowych, w tym Kodeksu pracy. Nowe regulacje prawne zawarte w ustawie o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, która została uchwalona przez Sejm dnia 21 lutego 2019 r. oraz przekazana do Senatu.

Zgodnie z treścią art. 221a§ 1 Kodeksu pracy w nowym brzmieniu, przetwarzanie danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, w tym danych zawartych w szczególności w zaświadczeniu o niekaralności, nie będzie dopuszczalna nawet za zgodą pracownika. Przetwarzanie tej kategorii danych przez pracodawcę będzie dopuszczalne jedynie, gdy będzie to niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Wobec powyższego, przetwarzanie danych o karalności pracownika będzie dopuszczalne wyłącznie, jeżeli wymóg niekaralności pracownika będzie wynikał z przepisów powszechnie obowiązującego prawa. Ustawowy wymóg niekaralności jest wymagany np. od osób wykonujących czynności agencyjne, agentów celnych czy też osób, które w ramach wykonywania obowiązków służbowych mają dostęp do materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego.

dane osobowe-zmiany w prawie pracy 17-18.04

Pracodawca ponosi szeroko pojęte ryzyko związane z zatrudnianiem pracowników, obejmujące w szczególności odpowiedzialność za działania pracownika. Proponowana regulacja ogranicza możliwości pracodawcy w zakresie podejmowania działań mających na celu ograniczenie ryzyka gospodarczego, jak i prawnego związanego z zatrudnieniem pracownika. Ograniczenie możliwości przetwarzania danych o karalności pracownika należy zatem ocenić negatywnie. Przykładowo dopuszczalne powinno być uzyskiwanie w stosownym zakresie danych o karalności w przypadku zatrudnienia na stanowisku pracy łączącym się np. z odpowiedzialnością za powierzone mienie. Pracodawca może posiadać prawnie uzasadniony interes w ograniczeniu ryzyka związanego z zatrudnieniem pracownika oraz zapewnieniu bezpieczeństwa osób i ochrony mienia, ponieważ brak możliwości przetwarzania danych o karalności może narazić pracodawcę na szkodę. Przetwarzanie danych o karalności pracowników powinno zostać zatem dopuszczone w zakresie, w jakim przetwarzanie tych danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, w szczególności w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa osób i ochrony mienia. Ograniczenie możliwości przetwarzania danych o karalności pracownika należy zatem ocenić negatywnie. Co istotne, nowe przepisy utrudnią lub wręcz uniemożliwią pracodawcom stosowanie praktyki tzw. „backgroud screeningu”, czyli procesu służącego weryfikacji prawdziwości informacji przekazanych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie.

Stosowanie nowych przepisów będzie zatem stanowiło wyzwanie dla pracodawców, w szczególności w świetle projektowanych przepisów nowej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, zgodnie z którymi pracodawca nie poniesie odpowiedzialności, jeśli wykaże, że dochował należytej staranności w wyborze pracownika i nadzorze nad nim. Skutecznym narzędziem, które może służyć sprawdzaniu pracowników na etapie ich wyboru jest właśnie weryfikacja niekaralności kandydata w procesie rekrutacji, co pozwala na ograniczenie ryzyka związanego z zatrudnieniem pracownika. Z jednej strony zatem przepisy ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych nakładają na pracodawców obowiązek weryfikacji pracownika już na etapie jego rekrutacji, a z drugiej przepisy prawa pracy uniemożliwiają przeprowadzenie takiej skutecznej weryfikacji ograniczając możliwość pozyskiwania dodatkowych informacji o pracowniku.

ZABEZPIECZ INTERESY SWOJEJ FIRMY!

Wczoraj Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych poinformowała o nałożeniu pierwszej administracyjnej kary pieniężnej w wysokości prawie 1 mln zł za naruszenie przepisów #RODO (więcej informacji: https://lnkd.in/dJXfctW).

Sejm uchwalił przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, które wprowadzają kolejne zmiany w prawie pracy w zakresie przetwarzania danych osobowych w rekrutacji i zatrudnieniu. 

Więcej informacji, cennych wskazówek i narzędzi niezbędnych do pracy pozyskają Państwo na szkoleniu ze zmian w ustawie. 

button2

Autorka tekstu i trenerka szkolenia Dane osobowe – zmiany w prawie pracy:

   Karolina Kalinowska

kulikowskaPrawnik w Praktyce TMT i Ochrona Własności Intelektualnej/ Ochrona Danych Osobowych i Cyberbezpieczeństwo w Zięba & Partners. Specjalizuje się w ochronie danych osobowych, w szczególności w zakresie przetwarzania danych osobowych w rekrutacji i zatrudnieniu, a także w dziedzinie cyberbezpieczeństwa, ochrony informacji oraz prawa własności intelektualnej i nowych technologii