EZD RP, czyli system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją używany w administracji publicznej, bywa postrzegany wyłącznie jako narzędzie do archiwizacji pism. Marcin Makowski z BeOne i Robert Janiszewski z r^2, prezentujący wspólnie na kilku konferencjach GigaCon (EOIF Summit, Administracja, Uczelnie), pokazywali inne spojrzenie — EZD RP jako fundament, na którym można zbudować faktyczną automatyzację procesów, a nie tylko elektroniczną teczkę na dokumenty.
Różnica jest istotna. System, który tylko przechowuje zeskanowane pisma, niewiele zmienia w codziennej pracy urzędu czy uczelni — nadal ktoś musi ręcznie przekazywać sprawę dalej, przypominać o terminach, sprawdzać status. Podejście procesowe oznacza, że system sam wie, dokąd sprawa powinna trafić po podpisaniu przez jedną osobę, automatycznie przypomina o zbliżających się terminach i pozwala śledzić status sprawy bez telefonowania do kolejnych działów.
Korespondencja, która wysyła się sama
Podczas konferencji poświęconej administracji publicznej ten sam duet pokazywał, jak wygląda to w praktyce przy obsłudze korespondencji przychodzącej — od automatycznej klasyfikacji pisma, przez przypisanie go do właściwej sprawy, po wygenerowanie odpowiedzi na podstawie szablonu, gotowej do weryfikacji przez pracownika. To nie jest pełna automatyzacja bez udziału człowieka, ale znaczące ograniczenie czynności czysto administracyjnych.
Na konferencji dla uczelni ten sam mechanizm zaprezentowano w kontekście specyficznym dla szkolnictwa wyższego — obsługi wniosków studenckich, korespondencji z jednostkami zewnętrznymi, zarządzania dokumentacją projektów badawczych, gdzie liczba różnych typów spraw bywa większa niż w typowym urzędzie.
Otwarty system jako przewaga, nie ograniczenie
Istotnym elementem tego podejścia jest oparcie się na otwartych technologiach — co, jak podkreślał Makowski, pozwala uczelniom i urzędom unikać uzależnienia od jednego dostawcy oraz dostosowywać system do specyficznych, lokalnych procesów, zamiast dopasowywać swoje procesy do sztywnego, zamkniętego oprogramowania.
Jeśli zarządzacie dokumentacją w instytucji publicznej lub na uczelni i szukacie sposobów na realne usprawnienie procesów, a nie tylko cyfrową archiwizację, GigaCon organizuje konferencje poświęcone temu tematowi regularnie. Zobacz najbliższy termin i zarejestruj się bezpłatnie.