e-Doręczenia miały zastąpić tradycyjną korespondencję urzędową listami elektronicznymi o mocy prawnej równoważnej papierowemu awizo. W teorii brzmi to jak oczywiste usprawnienie — koniec z awizowaniem przesyłek, koniec z ryzykiem, że ktoś nie odbierze ważnego pisma na czas. W praktyce, jak pokazywał Przemysław Gołębiewski z BMS na konferencji EOIF Summit organizowanej przez GigaCon, wdrożenie tego systemu wiąże się z wyzwaniami, których wiele firm nie przewidziało.
Pierwsze wyzwanie to integracja z istniejącym obiegiem dokumentów. e-Doręczenia nie funkcjonują w próżni — jeśli firma ma już system EOD, musi on umieć odbierać, klasyfikować i kierować do odpowiednich osób korespondencję napływającą tym nowym kanałem, najlepiej automatycznie, a nie poprzez ręczne sprawdzanie osobnej skrzynki.
Dobre praktyki, których nie widać w przepisach
Przepisy określają, jak e-Doręczenia mają działać formalnie, ale nie mówią nic o tym, jak zorganizować pracę zespołu, żeby korespondencja nie ginęła w gąszczu powiadomień. Gołębiewski podkreślał, że firmy, które podeszły do wdrożenia wyłącznie jako do obowiązku prawnego, częściej mają problemy operacyjne niż te, które od razu zaplanowały, kto i w jaki sposób monitoruje nową skrzynkę, oraz jakie mają być terminy reakcji wewnętrznej.
Z perspektywy administracji publicznej temat wygląda nieco inaczej — tam e-Doręczenia to element szerszej cyfryzacji urzędów, która obejmuje też elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD RP) i inne systemy. Michał Paćkowski z Ministerstwa Rozwoju i Technologii, prezentujący na konferencji EOIF Summit, mówił o planowanej modernizacji usług cyfrowych administracji w perspektywie kilku najbliższych lat — e-Doręczenia są jednym z elementów tej układanki, nie samodzielnym projektem.
Co zrobić, jeśli dopiero zaczynacie
Najbezpieczniejsze podejście to potraktowanie wdrożenia e-Doręczeń jako okazji do przeglądu całego obiegu korespondencji w firmie, a nie tylko dodania nowego kanału obok istniejących. Firmy, które to zrobiły, częściej wychodzą z projektu z realnie usprawnionym procesem, a nie tylko z nowym obowiązkiem do odhaczenia.
Jeśli Waszej firmy dotyczy temat cyfryzacji korespondencji i dokumentów, GigaCon organizuje konferencje poświęcone temu obszarowi z udziałem praktyków wdrożeniowych. Sprawdź najbliższy termin i zarejestruj się bezpłatnie.