Zenon Kosmydel z Dalma Systemy Informatyczne ma jedno z bardziej zapadających w pamięć określeń na temat elektronicznego obiegu informacji, jakie pojawiły się na konferencjach GigaCon w ostatnim roku: „od bułek do lokomotyw”. Chodzi o to, że dokumentacja, jaką trzeba obsłużyć w firmie, bywa skrajnie różnorodna — od prostych zamówień na materiały biurowe po skomplikowaną dokumentację techniczną dużych inwestycji przemysłowych — a dobry system EOD musi obsłużyć oba te przypadki bez konieczności budowania osobnego rozwiązania dla każdego typu dokumentu.
To pozornie oczywiste stwierdzenie kryje w sobie praktyczny problem, z którym mierzy się wiele firm wdrażających elektroniczny obieg dokumentów: pokusę, żeby zacząć od najbardziej skomplikowanego przypadku, zamiast od najprostszego. Efekt jest odwrotny do zamierzonego — wdrożenie się przeciąga, a pracownicy zniechęcają się, zanim zobaczą pierwsze realne korzyści.
Papier kontra cyfrowy obieg — liczby, nie tylko wygoda
Paweł Zawiślak z Iron Mountain, poruszający temat cyfryzacji obiegu dokumentów na kilku konferencjach GigaCon (Administracja, Uczelnie, IT w Produkcji), zwracał uwagę, że oszczędność czasu to nie jedyny argument za elektronicznym obiegiem. Równie istotne bywają koszty przechowywania fizycznej dokumentacji, ryzyko jej zniszczenia czy zagubienia, oraz czas potrzebny na odnalezienie konkretnego dokumentu sprzed kilku lat — co w wersji papierowej może oznaczać godziny przeszukiwania archiwum.
Marcin Szlachcic z Archman, prezentujący wdrożenie systemu Navigator365, pokazywał krok po kroku, jak wygląda przejście z papierowego obiegu na elektroniczny — od zeskanowania istniejącej dokumentacji, przez zdefiniowanie ścieżek akceptacji, po pełną integrację z systemem księgowym.
Sukces czy niezbędne minimum?
Karol Floriańczyk i Mariusz Lęcznar z Ideo/Logito zadawali w tytule swojej prelekcji pytanie, które warto sobie zadać przed rozpoczęciem projektu: czy elektroniczny obieg dokumentów dziś to sukces wdrożeniowy, czy już absolutne minimum, którego brak stawia firmę w niekorzystnej pozycji względem konkurencji? Odpowiedź, do której doszli, była raczej jednoznaczna — to już nie przewaga konkurencyjna, tylko standard, którego brak zaczyna być zauważalny.
Jeśli planujecie wdrożenie lub modernizację elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, warto zobaczyć konkretne wdrożenia na żywo. Zapisz się na konferencję poświęconą cyfryzacji dokumentów organizowaną przez GigaCon — udział jest bezpłatny.