Każda firma ma opisane procedury — instrukcje, schematy, dokumentację jakości. Problem w tym, że to, co jest napisane, i to, co faktycznie się dzieje, to często dwie różne historie. Process mining to technika, która zamiast pytać ludzi „jak to działa”, analizuje surowe dane zostawione przez systemy IT i na tej podstawie odtwarza rzeczywisty przebieg procesu — ze wszystkimi jego skrótami, obejściami i wyjątkami.
Bartosz Kochanowski i zespół Rhenus Digital Workforce, prezentując Process Discovery Suite na konferencji BPM organizowanej przez GigaCon, pokazywali, jak to wygląda w praktyce: narzędzie analizuje logi z systemów transakcyjnych i buduje mapę procesu, w tym wszystkie warianty, jakimi proces faktycznie przebiega — nie tylko ten „główny”, opisany w dokumentacji.
Dlaczego to bywa niewygodne
Wyniki takiej analizy potrafią być zaskakujące, czasem wręcz niekomfortowe dla kierownictwa. Może się okazać, że proces, który w teorii ma pięć kroków, w praktyce realizowany jest na kilkanaście różnych sposobów, w zależności od tego, kto go akurat obsługuje. To nie jest dowód na to, że coś jest „źle” — to po prostu obraz rzeczywistości, z którym trudno dyskutować, bo pochodzi bezpośrednio z danych systemowych, a nie z niczyjej opinii.
Zbigniew Misiak z BOC Group, prezentując podobne case study na konferencji BPM, łączył process mining z modelowaniem i automatyzacją w jeden cykl — najpierw odkrycie rzeczywistego procesu, potem jego modelowanie, na końcu automatyzacja tych fragmentów, które nadają się do zautomatyzowania bez ryzyka.
Pierwszy krok jest tańszy, niż się wydaje
Wbrew pozorom, process mining nie wymaga ogromnych inwestycji na starcie — wiele firm zaczyna od analizy jednego, wybranego procesu (np. obsługi reklamacji albo obiegu faktur), zanim zdecyduje się rozszerzyć podejście na całą organizację. To pozwala szybko zweryfikować, czy metoda w ogóle ma sens w konkretnym środowisku IT danej firmy.
Jeśli zarządzacie procesami biznesowymi i zastanawiacie się, jak naprawdę wyglądają one w Waszej organizacji, warto zobaczyć więcej przykładów na żywo. Zapisz się na najbliższą konferencję BPM organizowaną przez GigaCon — udział jest bezpłatny.