O2C (order to cash) i P2P (procure to pay) to dwa procesy, które w większości firm wciąż wymagają sporo ręcznej pracy — sprawdzania zamówień, dopasowywania faktur do dostaw, wprowadzania danych z jednego systemu do drugiego. Zespół Rhenus Digital Workforce, prezentujący na kilku konferencjach GigaCon (AI, BPM, EOIF) w ubiegłym roku, pokazywał, jak wykorzystanie AI w tych obszarach wspiera pracę zespołów sprzedażowych i zakupowych, zamiast ich zastępować.
Bartosz Kochanowski, Edwin Moulouangou i Grzegorz Zdzieborski przedstawiali rozwiązanie opracowane we współpracy z IBM, które automatyzuje część procesu przedsprzedażowego — od weryfikacji danych klienta, przez dopasowanie oferty, po przygotowanie dokumentacji potrzebnej do finalizacji transakcji. Kluczowe w tym podejściu jest to, że system nie podejmuje decyzji za człowieka, tylko przygotowuje grunt, żeby handlowiec mógł skupić się na rozmowie z klientem, a nie na papierkowej robocie.
Process Discovery jako punkt wyjścia
Zanim cokolwiek się automatyzuje, trzeba wiedzieć, jak proces faktycznie wygląda — nie jak powinien wyglądać według procedury, tylko jak przebiega naprawdę. Narzędzie Process Discovery Suite, prezentowane przez ten sam zespół na konferencji BPM, analizuje ślady pozostawione w systemach IT i odtwarza rzeczywisty przebieg procesu, często ujawniając wąskie gardła, o których nikt w firmie nie wiedział.
To podejście różni się od klasycznych warsztatów optymalizacyjnych, gdzie proces opisuje się na podstawie tego, co mówią pracownicy — a pracownicy, nawet nieświadomie, opisują proces uproszczony albo taki, jaki powinien być zgodnie z procedurą, nie taki, jaki jest naprawdę.
Gdzie zaczyna się realna oszczędność czasu
W praktyce największe oszczędności pojawiają się nie tam, gdzie automatyzuje się całe procesy od zera, tylko tam, gdzie eliminuje się konkretne, powtarzalne czynności — przepisywanie danych z faktury do systemu ERP, sprawdzanie zgodności zamówienia z umową, przypominanie o terminach płatności. To mniej efektowne niż hasło „wdrożenie AI”, ale realnie odczuwalne dla ludzi, którzy wcześniej robili to ręcznie codziennie.
Jeśli zarządzacie procesami sprzedażowymi lub zakupowymi i szukacie konkretnych przykładów wdrożeń, a nie tylko teorii, GigaCon organizuje konferencje AI i BPM, na których takie case study pojawiają się regularnie. Zobacz najbliższy termin i zarejestruj się bezpłatnie.